Según el artículo 27 del Acuerdo 035 de 2005 del Consejo Superior Estatuto General de la Universidad Pedagógica Nacional, la Secretaria General “es una unidad de coordinación y apoyo con funciones de dirección administrativa para el desarrollo de las políticas institucionales. Así mismo es la dependencia responsable de la divulgación y difusión de las decisiones y acciones de los órganos de dirección de la Universidad, tanto en su interior como hacia el exterior.”

Las dependencias académicas y administrativas de la Universidad cuentan con su correspondiente minisitio, con información sobre sus trámites y servicios, los interesados pueden acceder a la información publicada, comunicarse telefónicamente o vía correo electrónico en caso de requerir alguna información adicional a la publicada.

En el portal web UPN se encuentra disponible la información sobre los procesos misionales de docencia, proyección social e investigación, y los demás que hacen parte del Sistema de Gestión Integral, si se necesita más información se puede ingresar al siguiente enlace:
También en el minisitio Transparencia y acceso a la información pública, pueden consultarse asuntos como: Información de la entidad, Normativa, Contratación, Planeación, presupuesto e informes.

El proceso de la Secretaría General es gestión para el gobierno universitario, al cual corresponden los procedimientos:
– PRO-GGU-001 Elecciones y designaciones
– PRO-GGU-002 Sesión del Consejo Superior y Sesión del Consejo Académico
– PRO-GGU-003 Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Felicitaciones y Denuncias (PQRSFD)

El Sistema PQRSFD tiene por objetivo tramitar las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, denuncias, propuestas y solicitudes de información, permitiendo una comunicación fluida y eficaz entre la Universidad y sus usuarios, garantizando el ejercicio efectivo del derecho fundamental de petición, a través de respuestas claras, oportunas y de fondo a las radicadas ante la Institución; dicho sistema, permite contribuir en el mejoramiento continuo de los servicios que presta la Universidad, de forma ágil, eficiente, transparente y oportuna.

A través del Sistema PQRSFD es posible interponer solicitudes, comunicaciones de insatisfacción, propuestas, felicitaciones, u otro tipo de peticiones relacionadas con el quehacer de la Universidad. Se recomienda que antes de radicar una petición se verifique en el minisitio web de la dependencia competente si existe un trámite establecido, esto podría agilizar el proceso que va a solicitar y evitaría reprocesos.

También es necesario determinar cuál es la intención de la petición, para lo cual es necesario que el solicitante identifique las diferentes peticiones y a cuál corresponde la suya:

Petición:
Es el derecho fundamental de toda persona para presentar solicitudes respetuosas ante autoridades competentes, por razones de interés general o particular y obtener respuesta oportuna, completa y de fondo.

Queja:
Manifestación de descontento o inconformidad relacionada con una conducta que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, de uno o varios servidores de la UNIVERSIDAD, que se cometan en razón o con ocasión o como consecuencia de la función o cargo, o abusando del mismo.

Reclamo:
Manifestación para exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.

Sugerencia:
Recomendación para mejorar un servicio y/o racionalizar los recursos disponibles para su prestación. Tiene por objeto expresar un deseo o dar una información a la Universidad sobre determinado asunto, con el propósito que ésta tome ciertas medidas a nivel individual o colectivo, coadyuvando a una mejor prestación del servicio.

Felicitación:
Expresión de gratitud por un servicio satisfactorio o por sucesos satisfactorios para el usuario o para la Universidad.

Denuncia:
Puesta en conocimiento ante la Universidad , de una conducta susceptible de investigación conforme a las funciones y competencias de la Universidad.

Solicitud de información:
Requerimiento sobre información que está contenida en documentos institucionales, y que se encuentre en posesión y bajo control de la Universidad.

Propuesta:
Es una proposición que realiza un usuario a la Universidad, buscando que se concrete una idea, un proyecto, una actividad o gestión institucional.

La Universidad dispone de los siguientes medios para radicar las PQRSFD:

• Página web http://www.upn.edu.co enlace https://pqrsfd.pedagogica.edu.co 
• Correo electrónico quejasyreclamos@pedagogica.edu.co  
• Atención telefónica: 601 594 18 94 Ext: 113 y 116 y línea gratuita 01 8000 913 412.  
• Atención personal en la oficina de Secretaría General, ubicada en las instalaciones Calle 79 en el piso 1. 
• Buzones digitales con código QR ubicados en las diferentes instalaciones de la Universidad.

Para saber cómo y dónde se radica una PQRSFD, se puede visualizar el siguiente video:

Registrar los datos al radicar una PQRSFD permite dar respuesta específica al peticionario y/o solicitarle ampliación de información cuando se requiera, así se brinda una atención más eficiente a los usuarios.

Los datos registrados en el sistema de PQRSFD son tratados de acuerdo con el MNL-Manual de política interna y procedimientos para el tratamiento y protección de datos personales de la Universidad Pedagógica Nacional (aceptada al momento de su radicación), y son utilizados únicamente para dar respuesta a la PQRSFD y el envío de una encuesta de satisfacción sobre el Sistema.

Para saber cómo responder una PQRSFD, se puede visualizar el siguiente video:

Según el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) los términos para responder las distintas modalidades de peticiones son: 

• Petición general: 15 días hábiles siguientes a su recepción. 
• Petición de documentos y de información: 10 días hábiles siguientes a su recepción. 
• Consultas a las autoridades en relación con las materias a su cargo: 30 días hábiles siguientes a su recepción. 

Las PQRSFD anónimas se registran sin datos de contacto por lo que no es posible enviar respuesta directamente al peticionario (por ello es importante verificar si aplica la opción de anónima o es necesario registrar los datos personales), sin embargo, al radicar de manera anónima a través del formulario web, se asigna un código a la PQRSFD con el cual el peticionario puede consultar el estado de su solicitud en el ítem Consultar su PQRSFD.

Los funcionarios encargados de la respuesta deben tener presente:

1. Todas las comunicaciones deben responderse de forma clara, oportuna, congruente y de fondo, dentro de los tiempos legalmente establecidos según el tipo de petición, las solicitudes anónimas NO tienen excepción.
2. Elaborar respuesta mediante el sistema de gestión documental creando un nuevo documento al radicado recibido, mediante la plantilla de salida – oficio con logo.
3. Cuando la respuesta esté firmada y cuente con el 4° visto bueno, la dependencia debe remitir a la Secretaría General tanto el radicado de entrada como el oficio de salida a través del sistema de gestión documental, y la respuesta a la dirección de correo quejasyreclamos@pedagogica.edu.co para su revisión y archivo

El radicado de la PQRSFD se asignará a la dependencia que tenga más puntos por responder, ésta elaborará la respuesta en el sistema de gestión documental y la otra u otras dependencias deberán entregar el insumo para completar la respuesta según su competencia. Si lo consideran necesario, en cada punto pueden informar el nombre de la dependencia que da respuesta y el oficio pueden firmarlo todos los jefes que intervienen; de lo contrario firmará el jefe de la dependencia que elabora el oficio. Por lo anterior, es necesario mantener una comunicación efectiva entre dependencias para tomar las decisiones requeridas.

El buscador normativo se encuentra disponible para consulta de cualquier interesado en la página web www.upn.edu.co para acceder se debe dar clic a la palabra Normatividad en la barra superior, y luego tomar la primera opción: Buscador Normativo.

En el buscador normativo están publicadas disposiciones de carácter general de la Universidad Pedagógica Nacional, tales como: resoluciones, acuerdos y circulares, y sus respectivas asociaciones, es decir disposiciones mediante las cuales se compila, aclara, adiciona, corrige, deroga, modifica, revoca o subroga una norma.

Una vez encontrada la norma de interés, en la columna Acciones, se tienen tres opciones a las cuales se puede acceder con los siguientes íconos:

1.		Ver archivo: Permite descargar, guardar o imprimir el documento.
2.		Copiar el link: Al dar clic en este ícono quedará copiado el enlace de la norma y este se puede pegar donde quiera ser compartido.
3.		Normas asociadas: Permite visualizar el listado de las normas relacionadas con el acto administrativo consultado.

El Consejo Superior Universitario es el máximo órgano de dirección y de gobierno de la Institución, y el Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Universidad. En el Sistema de Gestión Integral de la UNIVERSIDAD, se encuentra el PRO-GGU-002 SESIÓN DEL CONSEJO SUPERIOR Y SESIÓN DEL CONSEJO ACADÉMICO con el objetivo de “Organizar el proceso de recepción y trámite de las solicitudes dirigidas a los Consejos Superior y Académico, la difusión de las decisiones, actos administrativos y actas que se produzcan en cada una de las sesiones.” 

El Consejo Superior Universitario es el máximo órgano de dirección y de gobierno de la Institución, y el Consejo Académico es la máxima autoridad académica de la Las becas de posgrado son incentivos consistentes en la exención del pago de los derechos de matrícula, su otorgamiento se hace según el Acuerdo 038 de 2004 del Consejo Superior por el cual se establece el sistema de incentivos y distinciones para los estudiantes de la Universidad: 

“ARTÍCULO 5. BECAS DE PREGRADO. Cada semestre y de oficio, por cada proyecto curricular de pregrado, se otorgará una (1) beca al estudiante que obtenga el más alto promedio del grupo de estudiantes que completen los primeros cuatro (4) semestres desde la iniciación del plan de estudios, habiendo completado todas las actividades académicas previstas en él. Dicha beca consiste en la exención del pago de matrícula en los semestres restantes hasta la culminación de sus estudios”.

“ARTÍCULO 6 BECAS DE POSGRADO. Semestralmente y de oficio se otorgará una (1) beca al estudiante de cada programa o proyecto Curricular de Pregrado, para que adelante estudios de Posgrado en la Universidad. Para recibir la beca, el estudiante deberá haber terminado sus estudios en ese semestre con el promedio acumulado más alto, sin haber reprobado asignatura o espacio académico alguno y sin haber recibido sanciones de carácter académico y disciplinario.”

Parágrafo 1. Las Becas de Posgrado serán otorgadas por un (1) año, prorrogable hasta por otro más. Una vez adjudicada la beca, el beneficiario podrá solicitar su aplazamiento para el disfrute de la misma, hasta por dos (2) periodos académicos.”

Para obtener más información sobre otros incentivos y distinciones se puede consultar el Acuerdo 038 de 2004 del CSU dando clic aquí

La elaboración del Calendario Académico es coordinada por la Vicerrectoría Académica previo concepto de las unidades académicas, posteriormente es aprobado y expedido por el Consejo Académico mediante ACUERDO. En el Calendario Académico se establecen:
1. Planeación y proyección institucional
2. Inicio y fin de clases de pregrado y posgrado
3. Evaluación, reporte y ajuste de calificaciones 
4. Proceso de Admisión
5. Programación Académica y Registro 
6. Proceso de matrícula
7. Solicitudes de: (cancelaciones, reintegro y transferencias interna-cambio de programa, doble programa, nuevas admisiones).
8. Envío de conceptos: (cancelaciones, reintegro y cambio de programa- transferencia interna, doble programa, nuevas admisiones).
9. Proceso de grados.

El calendario es publicado en el buscador normativo y en el minisitio de la Subdirección de Admisiones y Registro.

Consulta el Calendario Académico de la actual vigencia

Las elecciones y designaciones de los miembros y representantes ante los cuerpos colegiados de la Universidad, se realizan conforme al PRO-GGU-001-PROCEDIMIENTO ELECCIONES Y DESIGNACIONES para los periodos correspondientes considerando vacantes y renuncias, en cumplimiento de la normatividad aplicable, así:

Procesos de designación:

1. Designación de representante del sector productivo ante el Consejo Superior
2. Designación de representante de exrectores ante el Consejo Superior
3. Designación del Rector de la Universidad
4. Consulta y designación de decanos

Procesos de elección:

1. Elección de directores de los departamentos de Biología, Física, Tecnología, Química, Matemáticas, Psicopedagogía, Posgrado, Lenguas, Ciencias Sociales y Educación Musical.
2. Elección de representante de directivas académicas ante el Consejo Superior
3. Elección de representantes de profesores ante los Consejos Superior y Académico, los consejos de las facultades y los consejos de los departamentos.
4. Elección de representantes de egresados ante el Consejo Superior, los consejos de las facultades y los consejos de los departamentos.
5. Elección de representantes de estudiantes ante el Consejo Superior, representantes de estudiantes de pregrado y posgrado ante el Consejo Académico, los consejos de las facultades y los consejos de los departamentos.
6. Elección de representantes de profesores ocasionales, catedráticos y de planta ante el Comité Interno de Asignación y Reconocimiento de Puntaje – CIARP.
7. Elección de representantes de los trabajadores de la Universidad ante el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo – Copasst.
8. Elección de representantes de los trabajadores de la Universidad ante el Comité de Convivencia Laboral.
9. Elección de representantes de los empleados de carrera ante la Comisión de Carrera Administrativa.

Los procesos de elección y designación se convocan mediante una resolución o un acuerdo según corresponda, en el cual se establece la realización de cada etapa con su respectivo calendario, que incluirá la fecha exacta en la que se remitirá a las direcciones de correos electrónicos institucionales la clave de votación o la clave para participar en una consulta, así mismo se establecerá un periodo de reclamación de clave para quienes no la reciban. El Manual de usuario de votación electrónica para procesos de elección y designación se encontrará publicado en el minisitio del proceso, al cual se puede acceder ingresando a la página web institucional www.upn.edu.co en la ruta: La Universidad → Gobierno universitario → Secretaría General → Elecciones y designaciones y allí se podrá ubicar la vigencia y el nombre del respectivo proceso.